O conjunto de informações que circulam no âmbito das instituições públicas, sejam elas produzidas ou recebidas no exercício das funções e atividades são registradas em documentos, denominados de acordo com suas instâncias, como públicos. Assim, esses documentos deveriam ser gerenciados e preservados a fim de atender demandas oriundas das mais diversas esferas da sociedade, considerando, dentre outras, o acesso às informações para exercício da cidadania e a conservação da memória institucional.
Dessa forma faz-se essencial o desenvolvimento e implantação de programas de gestão documental que sejam capazes de controlar e gerir a documentação produzida e recebida, proporcionando além da otimização dos espaços físicos, a agilidade na recuperação das informações.
A Gestão documental no Brasil está institucionalizada por meio da Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e em seu 1º artigo evidencia que:
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
A lei define também no seu 3º artigo, Gestão documental como sendo:
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Brasil, 1991).
Lopes (1996) destaca alguns objetivos da Gestão documental, como: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir a acessibilidade da informação quando e onde seja necessária e avaliar a documentação de acordo com seus valores estabelecendo o destino da mesma em tabelas de temporalidade.
O presente projeto visa implantar a Gestão documental nos acervos das Faculdades do Instituto de Ciências Sociais Aplicadas – ICSA, da Universidade Federal do Pará – UFPA, que comporta os conjuntos documentais oriundos das Faculdades de Administração, Biblioteconomia, Ciências Contábeis, Ciências Econômicas, Serviço Social e Turismo, com exceção para a Faculdade de Arquivologia que ora se apresenta como proponente e executora do projeto, por meio de seu corpo docente e discente.
A proposta está apoiada nos seguintes pressupostos que sustentam e justificam a relevância do projeto:
a) Proporcionar atividade de Extensão é uma oportunidade para articular o Ensino e a Pesquisa, consolidando o papel da Universidade na produção e disseminação de conhecimento, na responsabilidade de formar profissionais éticos e capacitados para atender as demandas impostas pela sociedade e principalmente em retribuir para a sociedade o investimento direcionado ao Ensino Público;
b) Gerenciar a documentação acumulada no âmbito de uma instituição pública contribui para o cumprimento das diretrizes oriundas da Lei 12527/2011 – Lei de Acesso à Informação, que regula sobre a disponibilização de dados e informações públicas, que são de interesse da comunidade acadêmica e da sociedade como um todo, tendo como principal objetivo, facilitar o acesso à informação;
c) Gerenciar a massa documental acumulada das Faculdades integrantes do Instituto de Ciências Sociais Aplicadas – ICSA, da Universidade Federal do Pará – UFPA, que abriga dentre elas, a Faculdade de Arquivologia cujo objetivo é formar profissionais qualificados para atuar nos diversos campos que possuem relação direta ou indireta com a produção, gestão, preservação, acesso e uso de documentos de instituições públicas e/ou privadas, é uma forma de tornar visível as possibilidades de atuação do profissional arquivista e da sua contribuição para a sociedade.
d) Inserir os discentes do curso de Arquivologia nesse universo prático, proporcionado pela atividade extensionista, representa mais do que cumprir a carga horária de uma atividade acadêmica curricular, coloca-o na qualidade de participante no processo ensino-aprendizagem, não apenas como mero receptor, tornando-o protagonista na sua formação técnica e experimentando vivências para além do espaço físico da sala de aula.
Explicitados os pressupostos que norteiam o presente projeto seguimos para explanação dos objetivos que se pretende alcançar.
Estado: Encerrado
Datas: 2016 – 2018
Coordenador: Renata Lira Furtado
Colaboradores: Gilberto Gomes Cândido; Roberto Lopes dos Santos Junior e Thiago Henrique Bragato Barros