Durante os anos de 2016 a 2020, o Instituto de Ciências Sociais Aplicadas (ICSA) foi contemplado com o Projeto de Extensão denominado de Gestão de Documentos (GD) do ICSA, no qual o seu desenvolvimento foi realizado pela Faculdade de Arquivologia (FAARQ).
Desse modo, a proposição deste novo projeto visa dar continuidade nessa parceria com o ICSA visando auxiliar nos estudos dos fluxos, processos, procedimentos e métodos que fazem a GD ser efetiva e eficiente possibilitando que as informações estejam acessíveis quando solicitadas. Vale ressaltar que sem GD o acesso e a difusão da informação ficam comprometidos.
A GD, portanto, é entendida como “um conjunto de procedimentos, e operações técnicas referente à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, Lei nº 8.159). Ou seja, o documento é tratado e organizado desde a sua produção até a sua destinação.
Para Rousseau e Couture (1998) a GD é composta pela: produção, classificação, avaliação, conservação, aquisição (transferência e recolhimento), Descrição e Acesso/Difusão, cujo objetivo é auxiliar no desenvolvimento de suas ações e práticas arquivísticas.
Portanto, a GD traz resulta em controle, economia, eficácia e eficiência na manutenção dos conjuntos documentais. Nesse sentido, o estabelecimento de uma política de GD contribui para que as estratégias de gestão tenham êxito. Jardim (2003, p. 38) evidencia que as políticas são explícitas por meio de documentos oficiais, ou implícitas nas práticas recorrentes dentro das instituições. Isto é, os documentos resultantes da política de gestão de documentos direcionam ações.
É nesse contexto, que o Projeto de Extensão “Gestão de Documentos do Instituto de Ciências Sociais Aplicadas: Fase 2” conta com a parceria de alguns docentes da FAARQ, sendo eles: Prof. Dr. Cristian Berrío-Zapata, Prof. Dr. Fernando de Assis Rodrigues, Prof. Dr. Gilberto Gomes Cândido (vice-coordenador do projeto) e Profa. Dra. Natália Marinho do Nascimento (Coordenadora do Projeto), além disso, o projeto também conta com a colaboração da Arquivista Celineide Rodrigues Cavalcante lotada no Arquivo Setorial do ICSA e do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI) da Universidade Federal do Pará (UFPA).
Estado: Encerrado
Coordenador: Gilberto Gomes Cândido
Colaboradores: Fernando de Assis Rodrigues e Cristian Berrío Zapata